Offrir un accueil personnalisé aux candidats lors des concours est un défi majeur pour les écoles. Un outil de gestion des candidatures en ligne permet de collecter des informations précises sur les préférences et les contraintes de chaque participant, de centraliser les données pour une gestion simplifiée et d'automatiser les tâches administratives. Grâce à ces fonctionnalités, les écoles peuvent proposer un accompagnement sur mesure et garantir une expérience positive aux candidats.

Sommaire :

1. Collecter des informations précises via un formulaire paramétrable

2. Centraliser les données pour une gestion simplifiée

3. Automatiser les tâches administratives

4. Offrir un accompagnement personnalisé aux candidats

1- Collecter des informations précises via un formulaire paramétrable

Adapter les champs aux spécificités de chaque concours

Un logiciel de gestion des candidatures offre la possibilité de créer des formulaires sur-mesure pour collecter les informations nécessaires à l'organisation de l'hébergement et de la restauration des candidats. Vous pouvez ainsi personnaliser les champs en fonction des spécificités de chaque concours et de chaque campus, afin de répondre précisément aux besoins de votre école.

En adaptant les formulaires de candidature, vous êtes en mesure de recueillir les renseignements essentiels, tels que les préférences d'hébergement, les restrictions alimentaires ou encore les contraintes de transport des candidats. Ces données vous permettront par la suite de proposer un accueil personnalisé et d'anticiper au mieux les demandes de chacun.

Prenons l'exemple d'un concours d'entrée pour une grande école de commerce. Le formulaire de candidature pourrait inclure des champs spécifiques pour indiquer les allergies alimentaires, le type d'hébergement souhaité (chambre simple, double, etc.), ainsi que les moyens de transport prévus pour se rendre sur le campus. En collectant ces informations en amont, l'école peut adapter son offre d'accueil et s'assurer que chaque candidat bénéficie de conditions optimales lors des oraux.

Intégrer les préférences et contraintes individuelles

Le formulaire de candidature paramétrable vous donne la possibilité d'intégrer les préférences et les contraintes individuelles des candidats. Vous pouvez par exemple prévoir des champs dédiés aux allergies alimentaires, aux régimes spécifiques ou encore aux besoins liés à une situation de handicap.

En collectant ces informations en amont, vous êtes en mesure de prendre en compte les particularités de chaque candidat et d'adapter votre offre d'hébergement et de restauration en conséquence. Cela vous permet d'offrir un accueil réellement sur-mesure et d'assurer le bien-être de tous les participants lors des oraux.

Imaginons le cas d'un candidat souffrant d'un handicap moteur. Grâce au formulaire de candidature, il peut indiquer ses besoins spécifiques en termes d'accessibilité pour l'hébergement et les salles d'examen. L'école peut ainsi prévoir une chambre adaptée et s'assurer que les locaux sont équipés pour accueillir ce candidat dans les meilleures conditions. Cette attention portée aux contraintes individuelles témoigne de l'engagement de l'établissement en faveur de l'inclusion et de l'égalité des chances.

Saviez-vous que 92% des candidats apprécient la possibilité de personnaliser leur hébergement et leurs repas lors des oraux de concours ?

2- Centraliser les données pour une gestion simplifiée

Accéder aux données en temps réel

Un outil de gestion des candidatures en ligne vous permet de centraliser l'ensemble des données relatives aux demandes d'hébergement et de restauration des candidats. Vous pouvez ainsi accéder en temps réel aux informations clés, telles que le nombre de places réservées, les options choisies par chacun ou encore les demandes spécifiques.

Cette centralisation des données facilite grandement le travail de vos équipes en charge de l'accueil des candidats. Ils peuvent consulter à tout moment les renseignements dont ils ont besoin, sans avoir à jongler entre différents fichiers ou supports. Cela permet une gestion plus fluide et plus efficace de l'hébergement et de la restauration.

Prenons l'exemple d'une école d'ingénieurs qui organise des oraux de concours sur plusieurs jours. Grâce à la plateforme de gestion des candidatures, l'équipe en charge de l'accueil peut suivre en temps réel le taux d'occupation des hébergements et ajuster la répartition des chambres en fonction des arrivées et des départs. Elle peut également anticiper les besoins en restauration en ayant une vision claire du nombre de repas à prévoir pour chaque service. Cette gestion centralisée et dynamique permet de s'adapter rapidement aux éventuels imprévus et d'optimiser les ressources.

Générer des rapports et statistiques

Grâce aux données collectées via le formulaire de candidature et centralisées sur la plateforme, vous êtes en mesure de générer facilement des rapports et des statistiques sur l'occupation des hébergements, la consommation des repas ou encore la satisfaction des candidats.

Ces informations précieuses vous permettent d'analyser finement le déroulement des oraux et d'identifier les points d'amélioration pour les sessions futures. Vous pouvez par exemple ajuster le nombre de places proposées en fonction des tendances observées ou encore adapter les menus selon les préférences exprimées par les candidats.

Imaginons une école de management qui souhaite optimiser son offre d'hébergement pour les prochains oraux. En analysant les données des années précédentes, elle constate que la demande pour les chambres individuelles est nettement supérieure à celle pour les chambres partagées. Forte de ce constat, l'école peut décider de revoir la répartition de son parc d'hébergement et de proposer davantage de chambres simples. Cette approche datadriven permet d'ajuster l'offre au plus près des attentes des candidats et d'améliorer leur expérience globale.

Pour un suivi optimal de l'accueil des candidats, voici quelques indicateurs clés à surveiller :

3- Automatiser les tâches administratives

Paramétrer des règles de gestion

Un logiciel dédié à la gestion des candidatures vous offre la possibilité de paramétrer des règles de gestion spécifiques pour l'hébergement et la restauration des candidats. Vous pouvez par exemple définir des heures limites pour bénéficier des services de restauration, des dates butoirs pour la réservation des chambres ou encore des conditions d'annulation.

En intégrant ces règles directement dans le formulaire de candidature, vous vous assurez que les candidats en prennent connaissance dès leur inscription. Cela vous permet de cadrer en amont les demandes et d'éviter les situations complexes à gérer par la suite. C'est un gain de temps et d'efficacité considérable pour vos équipes.

Prenons le cas d'une école qui souhaite fixer une date limite de réservation pour les hébergements, afin de pouvoir organiser au mieux l'accueil des candidats. En paramétrant cette règle dans le formulaire de candidature, elle s'assure que les participants sont informés de cette contrainte et qu'ils effectuent leur réservation dans les temps. Cela évite les demandes de dernière minute et permet à l'équipe en charge de l'accueil de planifier sereinement la répartition des chambres et les services associés.

Envoyer des notifications personnalisées

L'automatisation des tâches administratives passe également par l'envoi de notifications personnalisées aux candidats. Grâce à un outil de gestion en ligne, vous pouvez mettre en place des emails de confirmation pour les réservations d'hébergement et de repas, des rappels avant la date des oraux ou encore des messages de remerciement une fois l'événement passé.

Ces communications automatisées et adaptées à chaque profil de candidat vous permettent de leur fournir toutes les informations pratiques dont ils ont besoin, sans mobiliser vos équipes sur ces tâches chronophages. Vous améliorez ainsi l'expérience candidat tout en optimisant le travail de vos collaborateurs.

Imaginons une école qui souhaite envoyer un email de confirmation personnalisé à chaque candidat ayant réservé un hébergement. Grâce à l'outil de gestion des candidatures, elle peut paramétrer un modèle d'email incluant les informations spécifiques à chaque participant (dates de séjour, type de chambre, services inclus, etc.). Ces emails sont ensuite envoyés automatiquement, sans intervention manuelle de l'équipe. Les candidats disposent ainsi de toutes les informations nécessaires pour préparer sereinement leur venue, tandis que les collaborateurs peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Pour automatiser efficacement les tâches administratives liées à l'accueil des candidats, voici quelques actions à mettre en place :

1. Définir des règles de gestion claires et les intégrer au formulaire de candidature

2. Paramétrer des modèles d'email pour les différentes notifications à envoyer aux candidats

3. Mettre en place des déclencheurs automatiques pour l'envoi des emails (confirmation de réservation, rappels, etc.)

4. Générer automatiquement les documents nécessaires à l'accueil des candidats (badges, feuilles de route, etc.)

5. Paramétrer des alertes pour les demandes spécifiques ou les situations nécessitant une intervention manuelle

Simplifier le processus de paiement en ligne

Proposer un paiement en ligne pour les frais d'hébergement et de restauration présente de nombreux avantages, à la fois pour les candidats et pour les écoles. Les participants peuvent ainsi régler leurs réservations de manière simple et sécurisée, à leur rythme. De votre côté, vous n'avez plus à gérer les chèques ou les espèces le jour J et pouvez facilement suivre les paiements.

En intégrant une solution de paiement à votre outil de gestion des candidatures, vous fluidifiez le processus et évitez les impayés ou les erreurs. C'est une source de tranquillité pour tous et un point de friction en moins dans l'organisation des oraux.

Prenons l'exemple d'une école qui propose différentes options d'hébergement et de restauration payantes lors de ses oraux de concours. En permettant aux candidats de régler directement en ligne via la plateforme de candidature, elle simplifie grandement le processus. Plus besoin de gérer les chèques ou les virements manuels, tout est centralisé et automatisé. Les candidats peuvent payer en quelques clics, au moment qui leur convient le mieux. L'école, quant à elle, peut suivre facilement les paiements et le taux de transformation des réservations.

"Le paiement en ligne nous fait gagner un temps précieux dans la gestion des inscriptions aux oraux et nous permet de nous concentrer sur l'essentiel : l'accueil des candidats dans les meilleures conditions." - Avis d'un gestionnaire d'admissions d'une grande école

4- Offrir un accompagnement personnalisé aux candidats

Anticiper les besoins spécifiques

En exploitant les données collectées via le formulaire de candidature, vous êtes en mesure d'anticiper les besoins spécifiques de chaque participant et d'y répondre de manière personnalisée. Si un candidat vous informe d'une allergie alimentaire, vous pouvez par exemple prévoir un menu adapté et l'en informer en amont.

Cette attention portée aux besoins individuels montre votre engagement à offrir le meilleur accueil possible à vos candidats. En anticipant leurs demandes et en y apportant des réponses concrètes, vous leur permettez d'aborder les oraux dans les meilleures conditions.

Imaginez le cas d'un candidat qui indique dans son formulaire d'inscription qu'il suit un régime végétarien. Grâce à cette information, vous pouvez prévoir des options adaptées pour chaque repas et en informer le candidat en amont. Cela lui évite de devoir se soucier de son alimentation pendant les oraux et lui montre que son bien-être est une priorité pour votre école. C'est un geste simple mais qui peut faire une réelle différence dans l'expérience candidat.

Organiser les déplacements individuels

Un logiciel de gestion des candidatures vous donne également la possibilité d'organiser les déplacements individuels des participants, de leur arrivée à leur départ. En collectant des informations sur leur mode de transport et leurs horaires, vous pouvez prévoir un accompagnement sur-mesure.

Cela peut passer par la mise en place de navettes depuis les gares ou aéroports, l'organisation d'un covoiturage entre candidats ou encore la réservation de taxis. En facilitant les déplacements de chacun, vous contribuez à réduire leur stress et à leur offrir une expérience positive.

Prenons l'exemple d'une école qui accueille des candidats venus de toute la France pour ses oraux. En leur proposant un service de navettes depuis la gare, elle simplifie grandement leur arrivée sur le campus. Les candidats n'ont plus à se soucier de trouver un moyen de transport ou de s'orienter dans une ville inconnue. Ils sont pris en charge dès leur descente du train et accompagnés jusqu'à leur lieu d'hébergement. C'est un service très apprécié, qui témoigne de l'attention portée par l'école au confort des participants.

Pour offrir un accompagnement personnalisé et mémorable aux candidats, voici quelques idées à mettre en place :

Conclusion :

En adaptant les formulaires de candidature, en centralisant les données, en automatisant les tâches administratives et en offrant un accompagnement personnalisé, les écoles peuvent garantir une expérience mémorable aux candidats et renforcer ainsi leur attractivité et leur réputation. En investissant dans des outils de gestion des candidatures performants, les établissements s'assurent de se démarquer dans un environnement concurrentiel et de répondre aux attentes toujours plus élevées des candidats.