La gestion des jurys de concours peut vite devenir un casse-tête pour les écoles. Comment s'assurer d'avoir les bons profils d'évaluateurs au bon moment, tout en leur offrant les meilleures conditions de travail ? Une plateforme digitale comme Emundus apporte des réponses concrètes à ces défis, en centralisant les informations, en automatisant les tâches chronophages et en personnalisant l'expérience des jurés. Découvrez dans cet article 5 conseils pour optimiser la gestion de vos jurys grâce au digital.

Sommaire :

1. Centraliser les informations des jurés dans un espace unique

2. Permettre aux jurés de gérer eux-mêmes leurs disponibilités

3. Fluidifier la communication avec les jurés

4. Personnaliser la gestion logistique selon les spécificités des concours

5. Optimiser le travail des jurés le jour J

1- Centraliser les informations des jurés dans un espace unique

Créer des profils de jurés avec leurs spécialités et expériences

Emundus permet de créer des profils de jurés complets, incluant leurs domaines d'expertise et leurs parcours professionnels. Ces informations facilitent la constitution de jurys pertinents et équilibrés, en s'assurant que chaque candidat sera évalué par des experts du domaine concerné.

En centralisant ces données dans une plateforme unique, les gestionnaires de concours peuvent rapidement identifier les jurés les plus adaptés à chaque situation. Cela garantit une évaluation de qualité et une expérience positive pour les candidats.

Prenons l'exemple d'une grande école de commerce qui organise un concours d'entrée. Grâce aux profils détaillés des jurés sur Emundus, le responsable des admissions peut aisément sélectionner des professionnels expérimentés en marketing, finance et entrepreneuriat pour évaluer les candidats de manière pertinente.

Donner accès aux jurés uniquement aux concours qui les concernent

Pour préserver la confidentialité et optimiser l'organisation, il est essentiel de donner aux jurés un accès spécifique aux concours auxquels ils sont associés. Grâce à Emundus, chaque juré dispose d'un espace personnel où il retrouve uniquement les informations pertinentes pour lui.

Cette approche sécurisée évite toute confusion et permet aux jurés de se concentrer sur leur mission d'évaluation. En quelques clics, ils accèdent aux dossiers des candidats, aux consignes et aux documents utiles, sans être submergés par des données superflues.

Imaginons une école d'ingénieurs qui gère plusieurs concours en parallèle (admission post-bac, admission parallèle, etc.). En paramétrant des accès spécifiques sur Emundus, chaque juré se connecte à son espace et retrouve directement les informations liées au(x) concours qui le concerne(nt). Cela simplifie leur implication.

Saviez-vous que la plateforme Emundus remplace avantageusement les dizaines de fichiers Excel habituellement utilisés pour gérer les jurys de concours ? Une vraie révolution !

2- Permettre aux jurés de gérer eux-mêmes leurs disponibilités

Donner un accès permanent au profil pour mettre à jour les informations logistiques

Emundus offre aux jurés un accès illimité à leur profil, leur permettant ainsi de mettre à jour à tout moment leurs informations personnelles et leurs contraintes logistiques (hébergement, transport, régimes alimentaires spécifiques, etc.). Cette flexibilité est un atout pour s'adapter aux imprévus et garantir une organisation sans faille.

En responsabilisant les jurés sur la gestion de ces aspects pratiques, les gestionnaires de concours peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ils gagnent un temps précieux tout en s'assurant de disposer d'informations toujours à jour pour planifier au mieux l'accueil des jurés.

Prenons le cas d'un juré qui, quelques jours avant le concours, se rend compte qu'il suit un régime sans gluten. Grâce à son accès permanent sur Emundus, il peut immédiatement mettre à jour cette information dans son profil. L'école sera ainsi en mesure de lui proposer des repas adaptés le jour J, pour son plus grand confort.

Proposer un formulaire personnalisé à chaque sélection de date

Lorsqu'un juré sélectionne une date de participation sur Emundus, il est automatiquement invité à remplir un formulaire pour préciser ses besoins. Ce formulaire s'adapte en fonction des spécificités de chaque concours et campus, collectant ainsi toutes les données nécessaires à une organisation sur-mesure.

En quelques minutes, le juré peut indiquer ses préférences d'hébergement, ses horaires d'arrivée et de départ, ses éventuelles allergies, etc. Ces informations sont immédiatement centralisées dans la plateforme, permettant aux gestionnaires d'anticiper et de planifier dans les meilleures conditions.

Illustrons cela avec l'exemple d'une université qui dispose de plusieurs sites. Quand un juré choisit une date sur Emundus, le formulaire qui s'affiche est automatiquement personnalisé avec les options d'hébergement et de transport propres au campus concerné. Ultra pratique pour le juré et l'organisateur !

Pour optimiser la gestion des disponibilités des jurés, voici quelques bonnes pratiques à adopter :

1. Relancer régulièrement les jurés n'ayant pas encore renseigné leurs disponibilités

2. Exploiter les tableaux de bord Emundus pour visualiser le taux de réponse et anticiper les manques

3. Permettre aux jurés de modifier eux-mêmes leurs dates en cas d'imprévu

3- Fluidifier la communication avec les jurés

Confirmer les choix de dates et inviter à les ajouter à l'agenda personnel

Comme le souligne Emundus, "lors de chacune de leurs validations, vos jurés reçoivent des mails récapitulatifs des choix qu'ils viennent de faire ainsi qu'une invitation à mettre les dates sélectionnées dans leur agenda." Cette communication automatisée évite tout oubli ou malentendu.

En quelques secondes, le juré est rassuré sur son inscription et peut bloquer les créneaux dans son emploi du temps. C'est un gain de temps appréciable aussi bien pour les jurés que pour les gestionnaires, qui n'ont plus besoin de relancer individuellement chaque intervenant.

Prenons l'exemple d'un juré très sollicité qui a tendance à oublier ses engagements. En recevant systématiquement un mail de confirmation après chaque date choisie sur Emundus, avec un fichier .ics à ajouter à son agenda, il peut s'organiser sereinement. Son assiduité le jour J est ainsi garantie !

Faciliter les échanges grâce à des modèles de mails pré-rédigés dans la plateforme

Pour gagner en efficacité, Emundus propose une bibliothèque de modèles de mails adaptés à chaque étape de la gestion des jurys. Convocations, rappels, consignes, remerciements... les gestionnaires peuvent personnaliser ces templates en quelques clics et les envoyer directement depuis la plateforme.

Fini les échanges de mails dispersés et chronophages ! Toutes les communications sont centralisées et accessibles à tout moment. Les jurés apprécient cette approche professionnelle et réactive, qui contribue à une relation de confiance.

Imaginons une école qui doit envoyer les convocations à une centaine de jurés. Plutôt que de rédiger et d'envoyer chaque mail individuellement, le gestionnaire utilise le modèle "Convocation" sur Emundus. Il personnalise quelques éléments (date, horaires, campus...) et envoie le tout en un clic. Un gain de temps précieux !

Pour une communication optimale avec les jurés :

4- Personnaliser la gestion logistique selon les spécificités des concours

Proposer différents types d'hébergement et suivre leur disponibilité en temps réel

Chaque concours a ses propres contraintes, notamment en termes d'hébergement des jurés. Avec Emundus, il est possible de proposer différentes options (hôtel, résidence universitaire, chambre chez l'habitant...) et de suivre leur disponibilité en temps réel.

Les jurés peuvent ainsi sélectionner la solution qui leur convient le mieux, en fonction de critères comme la localisation, le confort ou le budget. De leur côté, les gestionnaires gardent un œil sur les réservations et peuvent ajuster la capacité si nécessaire.

Prenons le cas d'une école disposant d'une résidence sur son campus et ayant un partenariat avec des hôtels alentours. Sur Emundus, les jurés ont accès à ces différentes possibilités et font leur choix en fonction de leurs préférences. L'école suit l'évolution des réservations et peut débloquer des chambres supplémentaires en cas de besoin.

Adapter les modalités d'accueil des jurés à chaque concours et lieu

Au-delà de l'hébergement, l'accueil des jurés doit être pensé dans les moindres détails : badges, restauration, transport, etc. Emundus permet de paramétrer finement tous ces aspects en fonction des spécificités de chaque concours et campus.

Grâce à cette granularité, les gestionnaires peuvent offrir une expérience personnalisée à chaque juré, en tenant compte des contraintes locales. Cette attention portée à leur bien-être est un facteur clé pour favoriser leur engagement et leur motivation.

Illustrons cela avec l'exemple d'une école accueillant un concours sur deux campus distants de 50 km. Les jurés affectés au campus A se voient proposer un service de navette depuis la gare, tandis que ceux du campus B bénéficient d'un parking gratuit. Ces paramètres sont facilement configurables sur Emundus pour une gestion sur-mesure.

Voici quelques suggestions pour personnaliser au mieux l'accueil de vos jurés :

• Mettez à leur disposition un guide pratique résumant toutes les informations utiles (plan d'accès, contacts, programme...)

• Prévoyez un kit de bienvenue avec quelques goodies aux couleurs de l'école

• Désignez un référent qui sera leur interlocuteur privilégié tout au long du concours

5- Optimiser le travail des jurés le jour J

Éditer des badges avec nom, photo et QR code pour identifier rapidement les jurés

Le jour du concours, chaque minute compte. Pour faciliter l'identification des jurés et fluidifier leur accès aux différents espaces, Emundus propose d'éditer des badges personnalisés. Avec leur nom, leur photo et un QR code unique, ces badges permettent un contrôle rapide et efficace.

Fini les files d'attente interminables et les vérifications fastidieuses ! Les jurés peuvent se consacrer pleinement à leur mission, dans des conditions optimales. Et en cas de besoin, toutes les informations utiles sont accessibles en un flash.

Prenons l'exemple d'un juré arrivant sur le campus le matin du concours. Grâce à son badge édité depuis Emundus, il est immédiatement identifié et orienté vers le bon bâtiment. À l'entrée de la salle de délibération, son QR code est scanné pour confirmer sa présence. Un gain de temps et de sérénité pour démarrer du bon pied !

Donner accès aux informations et documents clés sur une app mobile

Pour aller encore plus loin dans la simplification du travail des jurés, Emundus a développé une application mobile dédiée. Grâce à elle, les évaluateurs retrouvent sur leur smartphone tout ce dont ils ont besoin : planning, liste des candidats, grille d'évaluation, documents de référence...

Plus besoin de jongler entre différents supports ou de courir après une information ! Tout est à portée de main, pour une prise en main intuitive. Les jurés gagnent en autonomie et en sérénité, ce qui contribue à la qualité de leur prestation.

Imaginons un juré en plein entretien avec un candidat. D'un simple tap sur son smartphone, il accède à la grille d'évaluation et peut la remplir en direct, sans interrompre les échanges. En fin de journée, il consulte son planning du lendemain et télécharge les documents à relire le soir à l'hôtel. L'app Emundus lui simplifie vraiment la vie !

Pour maximiser l'efficacité de vos jurés le jour J :

1. Envoyez-leur un briefing complet en amont (consignes, critères d'évaluation...)

2. Prévoyez une session d'accueil pour leur présenter les outils et répondre à leurs questions

3. Mettez à leur disposition une équipe support réactive pour gérer les imprévus

4. Proposez-leur des espaces de détente et de convivialité pour les aider à décompresser

"Grâce à Emundus, nos enseignants apprécient vraiment leurs missions de jurés. Ils ont tous les outils pour travailler efficacement, dans des conditions optimales. C'est un vrai confort pour eux... et pour nous !" - Pierre, Responsable concours d'une école d'Ingénieur

Quelques exemples d'écoles utilisant déjà Emundus pour optimiser la gestion de leurs concours :

En résumé, la numérisation offre de nombreuses solutions pour simplifier et optimiser la gestion des jurys d'examen. En centralisant les informations, en responsabilisant les jurés et en automatisant les tâches chronophages, une plateforme comme Emundus permet de gagner en efficacité et en sérénité. Les écoles peuvent ainsi se concentrer sur l'essentiel : offrir la meilleure expérience possible aux jurés et garantir des évaluations de qualité. Une approche gagnant-gagnant au service de l'excellence des admissions.